Uitdaging 1: het uitbrengen van offertes kost teveel tijd
Het salesteam verwerkt iedere dag aanvragen, maar is veel tijd kwijt met het opstellen en personaliseren van offertes. Daarbij is het de offerte niet duidelijk in de prijsopbouw en niet aantrekkelijk en onderscheidend genoeg. Hoe zorgen we ervoor dat we snel kwalitatief goede offertes kunnen uitbrengen?
Uitdaging 2: te lang wachten op akkoord
Na het uitbrengen van de offertes is het wachten. In de analyse merken we op dat een nieuwe klant niet gemakkelijk een akkoord kan geven. Er moet eerst nog heel veel documentatie aangeleverd worden. Een ondertekende offerte maar ook informatie over de medewerker. Het goedkeuren is dus naast het nemen van een beslissing ook echt een inspanning. Dit moet anders!
Uitdaging 3: na akkoord niet kunnen starten
Na een akkoord van een nieuwe klant duurt het lang voordat de eerste factuur uitgestuurd kan worden. Dit omdat de dienstverlening nog niet kan starten. De reden hiervoor is wachten tot alle informatie van een medewerker is aangeleverd.
Bovenstaande uitdagingen hebben direct invloed op de commerciele doelstellingen van Amplooi. Het zorgt ervoor dat verkoopkansen niet snel genoeg worden opgevolgd, het conversiepercentage achterblijft en de omzetsnelheid stagneert. Reden dus om met een 'Smart automation' dit proces te optimaliseren.
Stapsgewijs het salesproces versnellen 🏃🏽♀️
Offerte template voor uniformiteit
We zijn gestart met het kijken naar de offerte. Die was nu vooral heel veel tekst en gaf weinig beleving. Met het maken van een nieuw design werd het een plezier om de offerte te ontvangen. Voor de verschillende dienstverlening werd een template gemaakt waarvan steeds een vaste sectie aangepast kan worden en gepersonaliseerd. In iedere offerte werd automatisch een unieke url en code toegekend. Het maken van een offerte kost nu een sales medewerker slechts minuten.
Offertes verzenden met persoonlijke link
Na het klaarzetten van de offerte wordt er een email uitgestuurd inclusief de offerte in pdf. Zowel in de offerte als de email wordt de unieke code getoond en een unieke url gegegenereerd. Het verzenden gebeurt nog vanuit de mailbox van de medewerker zelf, maar kan ook op termijn geautomatiseerd worden. Het genereren van een unieke code gebeurt in het huidige CRM. Sales medewerkers gebruiken nu de unieke code om het vervolg van de salesfunnel te personaliseren.
Akkoord geven gemakkelijker maken
De potentiele klant ontvangt een email met de pdf als bijlage. Maar ook in de email staat een unieke link. Zodra er op de link wordt geklikt land de prospect op een eigen landingspagina, waar het aanbod uit de offerte staat ingevuld. Natuurlijk kan de prospect nog kiezen uit een ander product. Daarnaast zijn de reeds bekende gegevens van de prospect al vooraf ingevuld. Het enige dat er nog gedaan moet worden is klikken op de acceptatie-button. Prospects kunnen met één druk op de knop akkoord geven. De gegevens uit de offerte (pdf) worden automatisch overgenomen op de landingspagina.
CRM integratie voor verwerking data op één plaats
Na het klikken (aanvaarden van de offerte) worden deze gegevens naar het CRM gestuurd. De klant krijgt een bevestigingsemail en een salesmedewerker van Amplooi krijgt ook een notificatie per email. De prospect heeft nu de offerte goedgekeurd en is klant geworden. De status in het CRM wordt autoamtisch gewijzigd. Contact- en klantgegevens blijven op de centrale plek waar deze veilig beheerd kan worden. We maakten een koppeling met het CRM.
Sales medewerkers automatisch op de hoogte van conversie
Na het akkoord vragen we in een tweede scherm om de gegevens van de medewerker aan te leveren. Deze data en persoonsgegevens worden ook direct aan het CRM aangeboden. Ook hier ontvangt een sales medewerker een notificatie van. Een sterk element in dit proces is het loskoppelen van het transactiemoment aan het 'aanlevermoment'. Hiermee wachten we dus niet meer op het akkoord op de offerte. Sales krijgt direct notificaties na goedkeuring en kunnen dus direct handelen. Het werk heeft zich dus verplaatst naar nieuwe klanten onboarden in plaats van veel tijd besteden aan offertes opstellen en uitbrengen.
Inhoud van deze smart automation 🤖
Hieronder een overzicht van de werkzaamheden en oplossingen die we hebben geboden binnen deze 'smart automation'
- Automation-sprint. In een sessie van 4 uur hebben we het bestaande proces in kaart gebracht en gekomen tot een op maat ontwerp voor Amplooi
- Design van de offerte template
- Landingspagina's voor personalisatie en conversie van offertes
- Notificatiesysteem voor salesteam voor opvolging
- CRM integratie
- Dashboard voor beheer van landingspagina, formulieren en logs
- Tracking van conversiepunten met "server-side-tracking' (zonder cookies)
Het resultaat 📈
Het salesteam van Amplooi heeft met deze procesoptimalisatie een enorme stap voorwaarts gemaakt. De winst die ze hiermee hebben behaald:
- Aantal verkoopkansen per maand vergroot
- Conversiepercentage offertes verhoogd
- Tijd per offerte drastisch verlaagd
- Onboarding van nieuwe klanten versneld
- Efficiency van het salesteam vergroot. Tijd over voor focus op onboarding.
